Externaliser une partie du secrétariat ne signifie pas transmettre tout le fonctionnement du cabinet en une fois. Le plus simple est souvent de choisir une mission précise, d’en définir les règles et d’ajuster ensuite selon le retour de l’équipe.
Quelles missions peuvent être organisées à distance ?
En fonction de vos outils, des accès convenus et des consignes du cabinet, un soutien à distance peut porter sur :
- L’agenda : prise et déplacement de rendez-vous, confirmations et suivi des disponibilités.
- Les appels et e-mails : accueil des demandes administratives, réponse aux informations pratiques définies et relais des demandes vers la bonne personne.
- Les dossiers : classement et mise à jour selon les procédures et droits d’accès convenus.
- Les courriers et rapports : frappe et mise en forme à partir des éléments transmis et des indications du médecin.
- La facturation : suivi administratif des factures et paiements, selon les outils utilisés par le cabinet.
La faisabilité dépend de l’organisation du cabinet. Le périmètre et les modalités d’accès se définissent ensemble avant le démarrage.
Cinq points à cadrer avant de déléguer
- La tâche exacte : qu’est-ce qui doit être fait, et qu’est-ce qui reste hors mandat ?
- Le volume : combien de demandes ou d’heures prévoir, et à quels moments ?
- Les règles de travail : quelles consignes appliquer pour les rendez-vous, les réponses types et les priorités ?
- Les outils et échanges : quels accès et canaux le cabinet autorise-t-il ?
- Le relais : qui contacter lorsqu’une demande sort du cadre, paraît urgente ou nécessite une décision ?
Le médecin garde la décision médicale
Une assistante médicale expérimentée peut répondre à certaines demandes dans son champ de compétences et contribuer à repérer le degré d’urgence, selon les consignes convenues avec le médecin. Les demandes qui exigent un jugement médical ou dépassent ce cadre sont transmises selon la procédure définie par le cabinet. Elle ne pose pas de diagnostic ni n’établit d’ordonnance sans l’accord préalable du médecin ; les décisions médicales restent sous sa responsabilité.
Commencer par un périmètre pilote
Vous pouvez tester une mission récurrente pendant une période définie, puis faire le point sur le volume, les délais, les demandes en attente et le ressenti de l’équipe. Cette étape permet d’ajuster les consignes sans bouleverser l’organisation quotidienne.
Angélique Appetito · Assistante médicale, Suisse romande